はじめに
Outlook 予定表で予定登録する時、ユーザーは会議室の予約を行うことができます。
デフォルトでは、全ての会議室を誰でも予定に追加することが可能ですが、役員専用の会議室のように一般社員の利用が望ましくない会議室は特定のメンバーのみ予約できるようにしたいと考えることもあると思います。
そんなときは、会議室メールボックスの設定を変更し「会議室を予約できるメンバーを限定」してしまいましょう。
今回はその方法をご紹介します。
目次
事前確認
会議室メールボックスの設定変更を行う前に下記の準備が必要です。
・EXO V2 モジュールがインストールされている事。
・EXO のアクセス許可（Exchange管理者や全体管理者など）を持っている事。
・PowerShell で EXO に接続できる事。
会議室を予約できるメンバーを制限する
PowerShell で ExchangeOnline に接続後、下記コマンドを実行します。
Set-CalendarProcessing -Identity "<設定変更する会議室のメールアドレス>" -AutomateProcessing AutoAccept -BookInPolicy "<予約を許可するメールアドレス>" -AllBookInPolicy $false
-Identity で、設定変更する会議室のメールアドレスを指定します。
-AutomateProcessing AutoAccept で「予約が入った場合は自動承認を行う」ようにします。
反対に、自動承認を無効にする場合は None を指定します。
-BookInPolicy で、会議室の予約が可能なユーザー or グループ or 共有メールボックス を指定します。指定対象が複数いる場合はカンマ区切りで指定してください。
-AllBookInPokucy で、BookInPolicy で指定していないユーザーが会議室を予約した場合の挙動を設定します。
今回、指定外のユーザーは会議室を予約できないようにしたいので $false を設定します。
例：User1とGroup1のみ SampleMeetingRoom の予約が可能。他は予約不可
Set-CalendarProcessing -Identity "SampleMeetingRoom@contoso.co.jp" -AutomateProcessing AutoAccept -BookInPolicy "User1@contoso.co.jp","Group1@contoso.co.jp" -AllBookInPolicy $false
注意事項
注意 その１：
BookInPolicyで予約可能な対象は、ユーザー or メールが有効なセキュリティグループ
or 共有メールボックス です。
Ｍicrosoft365 グループなどは予約可能な対象にできません。
注意 その２：
BookInPolicyに共有メールボックスを登録した場合、共有メールボックスで会議室を予約する際は会議室の予約が可能ですが、共有メールボックスに所属するメンバー個人が会議室を予約した場合は却下されます。
注意 その３：
BookInPolicyで予約可能なユーザー or グループが複数の場合はカンマ区切りで全て指定してください。
Set-CalendarProcessing で変更した箇所は、上書き保存による変更のため、既存の設定値は消えてしまいます。
Set-CalendarProcessing -Identity "SampleMeetingRoom@contoso.co.jp" -AutomateProcessing AutoAccept -BookInPolicy "User1@contoso.co.jp","User2@contoso.co.jp","Group1@contoso.co.jp" -AllBookInPolicy $false
注意 その４：
設定変更した会議室は以後、予定の登録直後に会議室が自動的に予定を辞退して「キャンセル扱い」となるため、「結果的に会議室を予約できないようにする」という動きとなります。
この時、「会議室を利用しない会議の予約」は予定表の登録されたままとなります。
結果確認
下記コマンドを実行して設定変更されていることを確認します。
Get-CalendarProcessing -Identity <設定変更した会議室のメールアドレス> | fl
設定を解除する場合
設定した制限を解除する場合は下記コマンドを実行します。
Set-CalendarProcessing -Identity <設定変更した会議室 のメールアドレス> -BookInPolicy $null -AllBookInPolicy $True
